Zgłoszenia sygnalisty

Zasady przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w Gminie Walim, zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, obowiązują od 25 grudnia 2024 r.  

 

1.      Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Jeśli masz wiedzę, że doszło naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie do Gminy Walim następującymi sposobami, które gwarantują zachowanie poufności przekazanych informacji:

1.    Zgłoszenie może być dokonane pisemnie:

a)      na adres do korespondencji:  Gmina Walim ul. Boczna 9, 58-320 Walim z dopiskiem sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne,

b)      poprzez pocztę elektroniczną na adres sygnalista@walim.pl, w tytule maila należy wpisać sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne,

c)      poprzez wrzucenie pisma z dopiskiem na kopercie sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne do skrzynki na listy zamieszczonej przy drzwiach w przedsionku Urzędu. Skrzynka opróżniana jest systematycznie z częstotliwością raz w tygodniu – co poniedziałek. Jeśli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy, to w następny dzień roboczy. Z czynności tej sporządzany jest protokół.

2.    Zgłoszenie może być dokonane również ustnie:

a)      telefonicznie na numer telefonu: 74 8494 358,

b)      podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

3.    Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Nie można dokonywać świadomego składania fałszywych zgłoszeń zewnętrznych. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że  do naruszenia prawa nie doszło (w złej wierze) podlega odpowiedzialności karnej, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

4.    Zgłoszenia anonimowe oraz takie, co do których nie da się w sposób jednoznaczny zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenie, pozostawia się bez rozpatrzenia. W przypadku wpłynięcia  zgłoszenia anonimowego organ nie rozpatruje takich zgłoszeń, natomiast wpisuje je do Rejestru Zgłoszeń Zewnętrznych.

Zachęcamy, aby w przypadku pisemnego przekazania zgłoszenia skorzystać zformularza  - 
Formularz zgłoszenia naruszenia prawa  - Załącznik nr 3

Jeśli jest to możliwe, złóż zgłoszenie zewnętrzne  z wykorzystaniem powyższych kanałów komunikacji. Takie zgłoszenie również zapewnia poufność oraz ochronę przed stosowaniem działań odwetowych.

2.      Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

 

3.      Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności.

Tryb postępowania jest następujący:

a)      potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,

b)      wstępna weryfikacja zgłoszenia,

c)      podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego w Gminie Walim, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,

d)      kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji,

e)      informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

Gmina Walim rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organ publiczny w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

Gmina Walim  nie rozpatruje zgłoszeń dokonanych anonimowo.



 

4.      Informacja zwrotna dla sygnalisty

Gmina Walim  przekaże informację zwrotną do sygnalisty na otrzymany w zgłoszeniu w danych kontaktowych adres do korespondencji. Informacja zostanie przekazana w terminie 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku konieczności dalszego działania ze strony organu pełna informacja zostanie przekazana sygnaliście w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym poinformujemy go wcześniej w terminie do 3 miesięcy.

 

5.      Zasada  poufności

Gmina Walim dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że: tylko i wyłącznie pracownicy upoważnieni mają dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty, dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione, możliwość kontaktu z sygnalistą mają jedynie  upoważnieni członkowie Komisji ds. zgłoszeń zewnętrznych.

 

6.      Zasady przetwarzania danych osobowych

Gmina Walim  dane osobowe sygnalistów przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Klauzuli informacyjnej o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty

- Załącznik nr 11 Klauzula informacyjna.

 

 

7.      Charakter działań następczych

Takimi działaniami mogą być:

  • postępowanie wyjaśniające,
  • wniesienie oskarżenia,
  • działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania.

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań następczych.

 

8.      Pomoc prawna dla sygnalistów

Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa (sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat lub miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania sygnalisty.

 

9.      Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (m.in. dyscyplinarnej, za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5). Gdyby wszczęto postępowanie możesz wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Jedynym warunkiem ochrony jest fakt, że jako sygnalista masz uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, pod warunkiem, że uzyskanie informacji lub dostęp do informacji nie stanowią czynu zabronionego.

Uwaga! Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

 

10.  Zachęta

Gmina Walim  zachęca  do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia prawa,  w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

 

11.  Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

 

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.

Kontakt:

1. Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,

3. Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa

 

Pomocne druki do zgłoszenia nieprawidłowości można znaleźć w Zarządzeniu Nr 71/2024 Wójta Gminy Walim z dnia  18 grudnia 2024 r. w sprawie przyjęcia Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Gminie Walim (https://bip.walim.pl/?a=7351)